Qué es un Centro de Excelencia (CoE) de automatización de tareas
La automatización robótica de procesos es una tecnología con foco en la automatización de tareas repetitivas y rutinarias con el fin de reducir las actividades manuales, disminuir los costos operativos, aumentar la productividad e incrementar la eficiencia organizacional.
La creación de un Centro de Excelencia o CoE (del inglés: Center of Excellence) sirve para tener una mejor comprensión de los procesos RPA, aplicar las mejores prácticas, planificar más estratégicamente e integrar los esfuerzos de las automatizaciones dentro de la organización.
Un CoE es un grupo de trabajo donde se formulan las mejores prácticas del robot RPA basándose en conocimientos técnicos y en la propia experiencia de la organización. Permite que la empresa integre la optimización RPA, intercambie experiencias, tome mejores decisiones basadas en data real y defina un sistema de gobierno eficaz.
Es recomendable que el CoE de Robot Process Automation (RPA) esté conformado por un equipo interno que trabaje dentro de la compañía y un equipo tercerizado con el objetivo de aportar una mirada fresca y no sesgada. Los miembros deben contar con un gestor de equipos, perfiles técnicos, roles funcionales y su propósito es colaborar de manera integral.
A medida que el proceso de transformación digital se hace más necesario, las organizaciones se vuelven cada vez más competitivas y se hace menester la gestación de un CoE para poder sentar bases sólidas y desarrollar un sistema de automatización de tareas escalable que permita el monitoreo y mantenimiento de las automatizaciones existentes como el desarrollo de nuevas implementaciones.
¿Por qué un Centro de Excelencia?
Cuando se piensa en la automatización robótica de tareas, se debe tener en cuenta no solo el cómo la organización se podría beneficiar comercialmente con esta tecnología, sino también en cómo integrar la solución a la cultura empresarial para alcanzar el éxito.
La creación de un CoE resuelve desafíos relacionados a la escalabilidad del negocio y al modelo de gobierno de los robots RPA, ya que desarrolla lineamientos y metodologías de trabajo para poder crecer de manera sostenida y económicamente rentable.
Asimismo, también contempla la gestión del cambio organizacional, es decir, tiene en cuenta las implicancias psicológicas y emocionales de la nueva tecnología en los colaboradores desarrollando estrategias para comunicar cómo RPA puede facilitar las tareas del equipo en vez de reemplazar puestos de trabajo.
Del mismo modo, también tiene en cuenta posibles contingencias (como puede ser una falta de permisos y accesos a los sistemas, una superposición de procesos robotizados, o cambios en el desarrollo) y plantea diferentes escenarios de acción.
Es importante que a medida que una empresa vaya adquiriendo más tecnología RPA, pueda coordinarla e ir definiendo dónde y cuándo se van a ejecutar los bots.
Beneficios de contar con un Centro de Excelencia
- Impacto económico: Al realizar una correcta asignación de recursos y priorización de proyectos, se logra ahorrar tiempo, aumentar la capacidad de respuesta, la agilidad y mejorar la velocidad de la implementación de los procesos RPA manteniendo el proyecto en la ruta correcta para ser terminado en el tiempo previsto.
- Mejora la comunicación: Este centro actúa como punto de unión entre los profesionales que implementan la innovación RPA y los demás colaboradores. Al desarrollar mediciones de performance, intercambiar información y gestionar el cambio empresarial, se logra integrar el trabajo de los equipos y mejorar la experiencia.
- Centraliza la información: Todos los especialistas del proyecto pueden acceder fácilmente a cualquier información que necesiten y aportar nuevas ideas. Las empresas se vuelven más colaborativas y se preparan para poder beneficiarse de los datos globales y de la cohesión entre las áreas gracias al desarrollo de un Centro de Excelencia de RPA.
- Crea procesos estandarizados: Son necesarios para ganar en flexibilidad y proactividad. Esta característica se encarga de prevenir problemas y generar informes sobre el funcionamiento de la solución RPA que ayudan a la toma de decisiones estratégicas, con el fin de hacer evolucionar y fortalecer la empresa y poder escalar de manera ordenada.
- Consolida las mejores prácticas: El Centro de Excelencia se ocupa de certificar los procesos eficientes y difundirlos para seguir aumentando la capacidad operativa del software RPA. El resultado es una mejora en el servicio brindado, permitiendo lograr coherencia y estableciendo estándares de KPI significativos para la calidad del resultado.
- Elimina ineficiencias: Estos centros reestructuran los recursos y costos de operación al eliminar prácticas ineficientes y reducir el tiempo de la implementación de la tecnología RPA. Al tener un ROI definido, pueden medir y probar el impacto del robot de forma efectiva.
Armado del CoE
Un Center Of Excellence de RPA tiene 3 dimensiones, está compuesto por un nivel de maduración, uno de alcance y uno de entrega.
El primer paso para armar un CoE es definir el nivel de maduración que tendrá y coordinar los siguientes aspectos:
- Construcción de automatizaciones: Implica la selección y priorización de los procesos candidatos a ser automatizados, desarrollo y puesta en producción de los procesos elegidos, capacitación en RPA, desarrollo del programa de gestión de cambio organizacional, definición del gobierno de RPA y coordinación de la reingeniería de procesos.
- Definición de ejecución de las automatizaciones: Es menester asegurarse que los robots RPA se ejecuten sin inconvenientes, continuar identificando nuevas oportunidades de automatización, gestionar los cambios de los procesos productivos, garantizar seguridad, compliance, y desarrollar KPIs de medición para analizar resultados.
Por otro lado, hace falta definir el grado de alcance que encontrará el CoE dentro de la organización y en qué áreas de negocio intervendrá. Implica crear una descripción de las responsabilidades en la definición de los procesos sobre los cuales tendrá injerencia e implementación el centro.
Y, por último, el CoE debe contar con un modelo de entrega, es decir, una definición clara sobre qué actividades dentro de la automatización de tareas serán desarrolladas in-company y cuáles serán tercerizadas.
CoE: Cuáles son los modelos organizacionales
Al momento de conformar un Centro de Excelencia de solución RPA dentro de una organización, existen tres opciones de modelos organizacional que pueden utilizarse para sacarle el máximo provecho.
La primera opción es crear un CoE descentralizado. Entre sus características figuran las siguientes:
- Desarrollo de RPA a través de funciones globales.
- Estándares y políticas gestionadas distribuidas por fuera de la organización.
- Inconsistencia en la aplicación de modelos ya que cada equipo de trabajo es independiente y no hay interconexión.
La segunda opción es desarrollar un Centro de Excelencia centralizado que contará con los siguientes aspectos:
- Los recursos de RPA se encuentran centralizados en una única ubicación y el soporte a las funciones locales se realiza de forma remota.
- Menor posibilidad de variaciones entre funciones locales debido a la centralización y consistencia de las soluciones aplicadas.
- Conocimiento de tecnología RPA más en profundidad y mayor consistencia en la aplicación de estándares.
El tercer camino es elegir un modelo de nodos que será la combinación entre un CoE centralizado y uno descentralizado.
Ya sea que se opte por desarrollar un CoE centralizado, descentralizado o de nodos, este espacio buscará la implementación de las mejores prácticas, la creación de procesos estandarizados y el crecimiento sostenido y ordenado junto con una reducción de costos para la organización.
