Process Mining: El eslabón clave en la transformación digital empresarial

Conoce en qué consiste la minería de procesos, cómo aplicar esta solución dentro de tu negocio y cuáles son sus principales beneficios.

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Índice

La minería de procesos es un método que permite identificar, monitorear y brindar un diagnóstico de los procesos reales dentro de una organización determinada.

La finalidad de la identificación automática de procesos es descubrir cómo se pueden eliminar variantes de los procesos, encontrar dónde están los cuellos de botella y definir acciones correctivas para incrementar la eficiencia organizacional.

En el camino de la transformación digital, es clave la solución de process mining empresarial ya que consiste en aplicar un conjunto de técnicas para brindar un diagnóstico de procesos del negocio para lograr mejoras estructurales y ganar en eficiencia.

Una de las principales ventajas del monitoreo de sistemas es su propia naturaleza de automatización que permite reducir la cantidad de personas involucradas en analizar información como así el tiempo dedicado a realizarlo y así mejorar resultados.

Optimización de procesos: Cómo lograrlo

Optimización de procesos: cómo lograrlo.

Antes de comenzar a mejorar procesos y aumentar la eficiencia organizacional, ganar rentabilidad y disminuir costos, es necesario realizar un control de procedimientos para conocer cómo están funcionando los procesos del negocio con detenimiento. 

A la hora de optar por una solución de process mining empresarial, lo primero que se hará será definir la capacidad de ejecución operativa que tiene el negocio. Esto quiere decir que se medirá el nivel de desempeño que una organización puede alcanzar con el tiempo y los recursos que tiene a disposición.  

Resulta vital poder establecer cuál es el nivel de desempeño organizacional durante el análisis de eventos ya que frecuentemente no es aprovechado en su máxima capacidad, generando ineficiencia en los procesos y desperdiciando recursos. 

Para lograr la optimización de los procesos del negocio también es menester identificar las brechas de ejecuciónes decir las limitaciones que tienen los procesos dentro de un sistema.   

Estas brechas o gaps de ejecución pueden aparecer como errores, ineficienciasinconsistencias y retrasos durante el proceso (muchas veces se encuentran ocultos en la rutina del día a día). 

Existen brechas de ejecución en los siguientes escenarios: 

  • Cuando no existen acciones correctivas: Es decir que hay un problema en uno de los sistemas, pero no se plantean soluciones para solventarlos, puede ser por falta de conocimiento sobre cómo el problema afecta a otras áreas o por falta de tiempo o algún otro motivo. 
  • Cuando no es posible describir ni medir cómo funcionan los procesos actuales: Dado que cada procedimiento es realizado de diferente manera por cada colaborador, no hay una única posibilidad ni existe un sistema estandarizado, entonces resulta imposible medir cómo están operando los procesos.

  • Cuando se desconocen qué problemas/causa raíz impactan en los KPIs: Al no comprender el funcionamiento de los procesos en profundidad ni cómo su operación impacta en otras áreas, tampoco se sabe qué causan las ineficiencias o cómo se pueden solucionar.

Evaluación de tareas: A qué procesos aplica

Para supervisar y mejorar los procesos reales de una empresa hay que determinar qué procesos pueden ser sometidos a la tecnología de process miningVale la pena resaltar que no todos los procesos dentro de una organización son aptos para esta solución.  

Los procesos aptos para realizar el análisis de eventos son: 

  • Maduros y estandarizados: Deben ser procesos que han sido realizados durante un determinado tiempo en la organización y de una determinada manera.  
     
  • Medibles a través de KPIsEs necesario poder analizar la performance de los procesos para poder optimizar sus resultados. 
      
  • Relevantes para el negocioPara aplicar una solución de mejora de procesos hace falta determinar cuáles procesos son relevantes para el negocio en particular.  
     
  • Informatizados de tal manera que se puedan obtener sus registros: Los procesos a analizar deben estar digitalizados al 100%.

Monitoreo de sistemas: Pasos a seguir

Monitoreo de procesos: pasos a seguir.

Una vez que se haya tomado la decisión de optar por una solución de evaluación de tareas y procesos, eprimer paso para lograr una identificación de oportunidades de mejora consistirá de las siguientes actividades:  

Descubrimiento de todos los procesos que se necesitan optimizar. 
Análisis de las causas y orígenes de los posibles desvíos en los sistemas. 
Priorización de las oportunidades de mejora en base a soluciones, impacto y factibilidad de realizar. 

La segunda instancia de desarrollo e implementación del producto constará de la construcción de un plan de acción junto con la empresa y la ejecución del plan de mejoras.   

Por último, durante la tercera etapa de implementación de minería de procesos, se realizarán estas tareas:  

Monitoreo de casos.
Búsqueda de mejoras. 
Análisis de la variación de KPIs. 
Control de la mejora implementada. 

Por lo general, la tecnología de Robotic Process Automation (RPA) puede aplicarse luego de la minería de procesos para automatizar tareas repetitivas y manuales dentro de la organización.

Principales beneficios de implementar una solución de process mining empresarial

Brinda un alto grado de automatización permitiendo realizar el diagnóstico de procesos de manera 100% precisa y rápida. Esto es fundamental en especial cuando hay grandes volúmenes de datos para analizar.

La información obtenida se basa en eventos reales, por lo tanto, los resultados a los cuales se arriba son un reflejo fiel de lo que ocurre dentro de la organización. No hay tergiversación ni errores humanos.

El diagnóstico de procesos obtenido facilita la toma de decisiones por parte de los cargos ejecutivos. 

Mediante los algoritmos de la minería de procesos, es posible analizar eventos complejos y extraer conclusiones para mejorar la rentabilidad y optimizar el negocio.

Se abre un mundo de posibilidades en lo referido a la optimización de las operaciones para potenciar el negocio.

Hay un descubrimiento profundo de cómo son los procesos de la organización y una evaluación de las funcionalidades.

Se genera una identificación perfecta de fallas en los procesos, ineficiencias y cuellos de botella.

Conduce a una reducción de costos al incrementar la eficiencia y estandarizar procesos organizacionales. 

Una minería de procesos eficaz brinda un entendimiento completo del negocio y permite obtener un sinfín de beneficios para potenciar las empresas. Para llevar adelante un diagnóstico de procesos de manera exitosa, se recomienda utilizar una herramienta líder en el mercado como Celonis que permite la integración con SAP, Oracle, Google Suite, Microsoft Dynamics, Salesforce y Office para mayor facilidad.